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Exceの改ページプレビューを使うには

今回はExcelの印刷の基本となる「改ページプレビュー」という機能についてご紹介します。

Excelは他のMicrosoft OfficeアプリケーションであるWordやPowerPointなどのように、予め印刷範囲が決まっていませんので、印刷する範囲は自分で設定しなければいけません。

この改ページプレビューの設定を怠ると、ページの端が切れてしまったり、意図した大きさに印刷できなかったりと、ほとんど自分の思うように印刷してくれません。

また、一度設定してしまえば他のExcelドキュメントにも対応してくれるかというと、決してそうではありませんので、Excelドキュメントごとに個別の設定が必要になってきます。

前回の記事『Excel(エクセル)で印刷の向きを設定するには』でも書いたように、Excelの印刷テクニックはいくつもありますので、この「改ページプレビュー」もテクニックの一つとして覚えておきましょう。


○改ページプレビューとは

まず始めに改ページプレビューとは何かを理解しておきましょう。

改ページプレビューとは、プリンタなどで印刷する時に用紙1ページに収めたい範囲を、簡単な操作を行うことによって指定できる機能のことを指します。

Excelを新規作成する場合に最初に表示されるのが「標準画面」とすると、改ページプレビューの設定は「改ページプレビュー画面」で行います。

改ページプレビューの表示方法は


(1)Excelを起動し、何か入力します。

※何も入力していないと、改ページプレビューを表示させても分かりにくいですので、何か適当に入力しておきましょう。

(2)メニューバーより、[表示]⇒[改ページプレビュー]の順にクリックしていきます。

kaipagepreview_before.gif


手順は以上です。

画面が切り替わり、今まで白色だったまわりのセルが灰色になり、白色と灰色のセルの間に青色の線または青色の点線があることがお分かりいただけるかと思います。

kaipagepreview_after.gif

この灰色の部分は、印刷しても印刷範囲外のため印刷表示されず、実際に紙に印刷されるのは青い枠内だけとなります。

万が一青い点線がある場合は、その設定のまま印刷してしまうと途中で切れてしまうということを指していますので、マウスなどを使ってドラッグアンドドロップすることにより、調節することができます。

ちなみにこの青い線は、実線・点線に関わらず、マウスなどを使ってドラッグアンドドロップすることができますので、ご自身が印刷したい範囲を指定することができます。

これが改ページプレビューの最大の特徴です。

この改ページプレビューの設定が行えるようになれば、ある程度はキレイに印刷することができるようになります。

Excelを使ううえでの基本的な操作になりますので、必ず覚えるようにしましょう。

 

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